Vezetőknek a digitális átalakulásról

A kontrolleri munka a mögöttünk és előttünk álló években átalakulóban van, a szükséges kompeten­ciák változnak, a gépek és az automatizálás egyre több helyen veszi át a meghatározó szerepet. Ahogy szokták mondani, a technológia kiváltja az élő munkát. A kontrolleri munka azonban nemhogy megszűnő­ben lenne, hanem épp ellenkezőleg, jelentősége felerősödni látszik.

Erre ma már számos nemzetközi példát találni és Magyarországon is egyre több vállalat dönt úgy, hogy az emberi erőforrást felemésztő adatelőállítást és a standard riportok elkészítését lehetőségei szerint automatizálja. Ezzel egyidejűleg kontrolleri munka fókuszát a kontrolling folyamatok irányítása és a menedzsment magasabb színvonalú támogatása felé tolja el azáltal, hogy olyan nagyobb hozzáadott értékű tevékenységek végzését várja el, amelyek értéket teremthetnek az egész vállalat számára. Ez testet ölthet elemzési tanácsadásban, akár a döntéstámogatás teljes átalakításában, az irányítási rendszer átszervezésében és a kontrolling módszerek továbbfejlesztésében egyaránt.

A változások nem csak az alkalmazottak kompetenciáinak módosulásával járnak, hanem jótékony hatással vannak a vállalatok reakció idejére is. Ebből a szempontból is kulcsfontos­ságú a havi riportálás támogatása egy olyan kimutatás­rendszerrel, amellyel nagyon gyorsan, minimális erőforrás-ráfordítással lehet információt kinyerni. Ennek a megközelítésnek egyik nagy előnye, hogy az adatbeviteli tevékenység is ellenőrizhetővé válik operatív szinten és valós időben. Mindez megteremti a gyors beavatkozás lehetőségét és lerövidíti az adatelőállítás-elemzés ciklusidejét.

Hogyan támogatják mindezt a BI rendszerek

Az adatok különböző operatív rendszerekben keletkeznek, viszont ezek a rendszerek általában nem integráltak, vagyis adatszerkezetük nem egységes és legfőképpen nem az üzleti döntések támoga­tá­sára készült.

Főképp ebből kifolyólag a döntéselőké­szí­tés hagyo­má­nyos gyakorlata során a különböző rendszerek­ből leválogatott adatokat több lépcsőben manuá­lis módon transz­for­málják és integrálják olyan jelen­téssé, amely végül a döntéshozók asztalára kerül. Azon túl, hogy ez hónapról-hónapra jelentős emberi munkát igényel, nem biztosít kellően mély és megbízható információt a menedzsment számra.

Utóbbi oka elsősorban az, hogy az összetett, üzleti modellek mentén felépített transzformációk központi kezelése és automatizálása sem megoldott megfelelő informatikai eszköz híján, ezért hibázás kódolva van a használt eszközökben és a módszerben.

Az üzleti intelligencia (BI) rendszerek alapvető célja többek között a fenti problémák megoldása, a döntéshozás folya­ma­tá­nak egzakt támogatása. Ezt a cégeknél felhalmozódó adatvagyon egyre hatékonyabb kiakná­zá­sával érik el. Teszik ezt úgy, hogy

• gyorsítják és egyszerűsítik az adatelérést és teljes adat transzparenciát valósítanak meg a forrás rendszerekig;
• feldolgozzák, integrálják és átalakítják az különböző forrásból érkező adatokat;
• az adatvizualizációban rejlő lehetőségeket egyre hatékonyabban aknázzák ki, olyan felhasználói felületkezeléssel rendelkeznek, amely az információt rendkívüli módon tudja sűríteni;
• memóriára optimalizált adatszerkezettel rendelkeznek, amely rendkívül gyors válaszidőt eredményez, több tízmilliós adatsorok esetén is (in-memory technology);
• soha nem látott módon támogatják az elemzők ad-hoc, egyedi riportkészítési igényeit (self-service BI).

Ezek a rendszerek többszintű informatikai rendszerek, melyek tervezésére kiemelt figyelmet kell fordítani, mert csak egymásra épülve tudják az elemzési munkát hatékonyan, konzekvens módon támogatni. Általában a BI rendszereknek az elemzési szintjéről szoktak beszélni, mint általában egy ház építésénél arról, hogy milyen színű legyen a burkolat, az ablakok és milyen legyen a tetőfedő anyag. Azonban ahogy a ház építésénél sem szabad megfeledkezni az alapozásról, úgy a BI rendszerek esetén is nagyon fontos, hogy ez a nagy komplexitású rendszer precízen, minden körülményt figyelembe véve legyen megtervezve és implementálva. Nagyon sok esetben ez azt jelenti, hogy az egész rendszer alapját egy adattárház és a hozzá kapcsolódó technológiák képezik.

Ezért ajánlatunkban is így van ez, tehát nem csupán egy riporting rendszer kidolgozására vállalkozunk, hanem egy olyan egyedi rendszer felépítésére, amely Ajánlatkérő konszolidációs folyamatához teljes mértékben illeszkedik. Mögötte pedig olyan adattárolási és adatmanipulációs technológiákat vonultat fel, amelyek az adatáramlási folyamatokat átláthatóvá, ezáltal könnyen módosíthatóvá teszik.

Kitűzött célok

Ajánlatkérő az új rendszer bevezetésének kapcsán egy személyes konzultáció során az alábbi szakmai célokat fogalmazta meg:

• A kor elvárásainak megfelelő, modern pénzügyi elemző rendszer (havi riportok) kerüljön kialakításra egyedi felosztási és értékelési módszerek implementálásával.
• A riportokhoz az adatokat főkönyvi tranzakciós szinten kell összegyűjteni.
• A rendszer legyen bővíthető az elemzésbe bevont cégek számát tekintve.
• A rendszer legyen bővíthető a riportok számát, formáját, elrendezését tekintve.
• A jelenlegi kontrolleri munka során alkalmazott átmeneti Excel táblákat a rendszer tejes mértékben váltsa ki.
• Rugalmas törzsadatkezelés.
• A kontrolling folyamatok hatékonyságának növelése, az adatok feldolgozásának, és a kimutatások előállításának magas fokon automatizált megvalósítása.
• Középvezetői szint bevonása és támogatása a riportkészítés folyamatába, elsősorban adatellenőrzési feladatkörrel.

Amennyiben szeretne többet megtudni az üzleti intelligenciában rejlő lehetőségekről, keresse e-mailben szakértőnket:

meszaros.andras@aloha.hu

A beszámolót készítette: Mészáros András