Az adatokban rejlő titkok feltárása

Az utóbbi években egyre több helyen találkozhatunk a BI fogalmával, ám nem mindenkinek világos, hogy ez pontosan mit is jelent. A BI, vagyis üzleti intelligencia valójában különböző módszerek, technológiák és fogalmak összessége, amelyek célja a vállalkozás döntéshozatalának magas szintű támogatása, a vállalati szinten rendelkezésre álló adatok standardizált összegyűjtésének, átalakításának és elemzésének segítségével.

Egy átgondoltan felépített BI (adattárház) rendszer a vállalkozás összes adatforrásához kapcsolódva gyorsítja és egyszerűsíti az adatelérést, kizárja a kézi adatelőkészítésekből eredő emberi hibákat. Vagyis segítségével feldolgozhatóvá, integrálhatóvá válnak a több helyről gyűjtött adatok, amelyek végül többdimenziós riportigényekhez igazodva kerülnek tárolásra. Innen már csak egy lépés a riportok elkészítése, melyhez manapság rendkívüli vizualizációs képességekkel bíró alkalmazások állnak rendelkezésre.

Általánosságban a BI rendszerek létjogosultságáról

Az adatok különböző operatív rendszerekben (OLTP rendszerek) keletkeznek, viszont ezek a rendszerek általában nem integráltak és adatszerkezetük nem az üzleti döntések támogatására készült. A riportigényeket kiszolgáló rendszereket OLAP rendszereknek hívjuk.

A döntéselőké­szí­tés hagyo­má­nyos gyakorlata során a különböző OLTP rendszerekből leválogatott adatokat manuá­lis módon transz­for­málják és integrálják olyan jelentéssé, amely végül a döntéshozók asztalára kerül (jellemzően Excel alapú kimutatások). Azon túl, hogy ez jelentős emberi munkát igényel, nem biztosít kellően mély, pontos és megfelelő időbeli információt a vezetés számára az üzleti döntésekhez.

Az üzleti intelligencia (BI, adattárház, OLAP) rendszerek – bárhogyan is hívjuk őket – alapvető célja fenti problémák megoldása, a döntéshozás folya­ma­tá­nak egzakt támogatása. Ezt a cégeknél felhalmozódó adatvagyon egyre hatékonyabb kiakná­zá­sával érik el. Teszik ezt úgy, hogy

• gyorsítják és egyszerűsítik az adatelérést,
• feldolgozzák, integrálják és átalakítják az adatokat;
• az adatvizualizációban rejlő lehetőségeket egyre hatékonyabban aknázzák ki.

 

 Modern BI filozófia

Egy másik oldalról közelítve a mai modern üzleti intelligencia rendszerek az alábbi gondolati megközelítést alkalmazzák: a múlt feltárásán keresztül megismerni a jelent és előre jelezni a jövőt.

A hagyományos információnyerési technikákra igaz, hogy akkor hatékonyak, ha az elemző már rendelkezik egy hipotézissel az adatokkal kapcsolatban, amit szeretne megerősíteni vagy elvetni. Ha azonban hiányzik az előzetes feltevés akkor a legtöbb esetben a döntésekhez nem áll rendelkezésre megfelelő adat. Ekkor lehet az adatbányászat és a sokdimenziós adatmodell megközelítés a segítségünkre, mert általuk nagyméretű adatbázisokban előre nem sejthető mintákat, törvényszerűségeket, összefüggéseket lehet keresni intuitív módon. Ez utóbbi tevékenységet támogatják kiemelkedő színvonalon a mai úgynevezett önkiszolgáló BI rendszerek, melyek az elemzési lehetőségek új dimenzióit nyitották meg, és a riport oldalon, az elemzési munkát tekintve egyre kevesebb IT szakértelmet igényelnek.

Ugyanakkor nem szabad feledni, hogy a jól működő BI rendszereknek ez csak az elemzési szintje. Ezek a rendszerek többszintű informatikai rendszerek, melyek tervezésére kiemelt figyelmet kell fordítani, mert csak egymásra épülve tudják a controlling munkát hatékonyan, konzekvens módon támogatni. Általában ezért is kombináljuk az önkiszolgáló riport rendszereket adattárház technológiákkal.

 

 

Vállalati célok

Számos felső szintű elvárást meg lehet fogalmazni egy BI rendszer bevezetés kapcsán, mi most csak néhány elérendő cél sorolunk fel:

• A múlt megértése: A BI segít az előző éves adatok, statisztikák összegyűjtésében, akár különböző rendszerekből is. Több éves aggregált adtok segítenek hosszútávú trendek azonosításában.
• A jelen megismerése: Minden jelenleg rendelkezésre álló információ naprakészen és elemzésre előkészítve tartható, ezáltal elemezhető. Ez az elemzésnek a legmélyebb szintje, intuitív feltevések igazolására, adatösszefüggések feltárására alkalmas felületekkel.
• A jövő előrejelzése: A rendelkezésre álló információk alapján, vagy éppen célzott információgyűjtés során szerezett adatok felhasználásával, előrejelzések készíthetők, amelyek a következő évek célkitűzései.
• Az emberi hibák kiküszöbölése: A rendszer segítségével az adatgyűjtés során felmerülő hibák teljesen elkerülhetővé válnak.
• A rizikó faktorok minimalizálása: Az adatok kinyerése és átalakítása standardizálható, így nem kaphatunk hónapról-hónapra ugyan érdekes, de téves statisztikákat. Elmaradt makró futtatások, cellamásolások, függvényszerkesztési hibák és még több bekezdésnyi egyéb hibaok miatt.
• Többszintű riporting: Management Dashboard-ok és a mögöttük azonos adattartalommal bíró elemzési riportok segítségével biztosítható, hogy ugyanazokat az adatokat értékelje a felső és középvezetés. Mindez riportokon átívelő adat lefúrásokkal lehet biztosítani.

Érintett üzleti területek

Bő egy évtizeddel ezelőtt, az adattárház rendszerek elsődleges felhasználói szinte kizárólag a controlling osztályok munkatársai voltak. Rajtuk keresztül vezetett az út a riportok és ezáltal az információ felé, de ez is sokszor utólagosan, több napos, akár több hetes késéssel. Ez a központosított szemlélet változóban van és ezt a váltást támogatják a mai modern szoftverek is. A gyakorlatban nincs olyan üzleti terület, amely ne tudna profitálni egy BI rendszerből. Megfelelően átgondolt mutatók mentén a teljesítmény mérése meg tud valósulni szinte azonnal is, minimalizálva az adatelőállításhoz szükséges erőforrásokat. Ügyfeleink olyan kérdésekre keresik a válaszokat, mint:

• Melyik a legalkalmasabb pillanat nagyértékű beruházásom megkezdésére, hogyan alakul az értékcsökkenés vállalati szinten?
• Melyik terméknél emelkedett vagy csökkent a profitunk és miért?
• Mennyi az átlagos heti vevőlátogatásunk és az új vevők száma?
• Mekkora az óránkénti termelési volumen vonalanként, termékenként?
• Mikor és mennyi pótlólagos hitelt kell bevonni a pénzügyi egyensúly megteremtéséhez?
• Melyik vevőnknél esett vissza a forgalom jelentősen?
• Mennyi a készlet forgási sebesség termékenként és termékcsoportonként?

Integrált konszolidált tervezési és kimutatási rendszert szeretnék. A Power BI tényleg nagyban csökkenti az ehhez szűkséges erőforrásigényt?

Amennyiben szeretne többet megtudni az üzleti intelligenciában rejlő lehetőségekről, keresse e-mailben szakértőnket:

meszaros.andras@aloha.hu

A beszámolót készítette: Mészáros András